Integriteitcode en klokkenluiderregeling
Integriteitcode Compaen
Inleiding
De huidige code van Compaen is reeds een aantal jaren geleden vastgesteld. De praktijk en de veranderingen in onze omgeving zijn aanleiding geweest om deze code nog eens kritisch te bekijken en waar nodig te actualiseren.
Integriteit
Compaen wil een betrouwbare partner voor haar klanten en relaties zijn. Tegelijkertijd wil zij haar medewerkers beschermen tegen (negatieve) beïnvloeding door derden. Daarvoor zijn we in ons denken en doen bewust van integriteit.
Integriteit staat voor onkreukbaar en onomkoopbaar. Iedereen die werkzaamheden verricht in naam van Compaen maakt afwegingen die het algemene belang en het belang van Compaen dienen. Integriteit staat bij Compaen ook voor: betrouwbaar, open, transparant en respectvol. We geven zowel intern als extern openheid over het doen en laten.
Compaen heeft als woningcorporatie een maatschappelijke taak; het zorgen voor goede huisvesting voor mensen die daar zelf niet in kunnen voorzien. Dat vraagt om professionaliteit, betrouwbaarheid en integriteit van de organisatie.
Compaen gaat er van uit dat iedereen die in naam van Compaen handelt net zo integer is. We gaan dus uit van vertrouwen in de leden van de Raad van Toezicht, directie, medewerkers, uitzendkrachten, stagiaires, gedetacheerden en andere betrokkenen. Daarnaast gaan we er van uit dat onze zakelijke relaties en relaties die opdrachten in onze naam uitvoeren, ook integer zijn.
We zijn ons er echter van bewust dat ieder van ons voor situaties geplaatst kan worden waar niet altijd een kant-en-klaar antwoord op te geven is. Dit grijze gebied is de aanleiding om deze gedragscode op te stellen. Het is belangrijk dat de afspraken bij alle betrokkenen bekend zijn. Dat schept duidelijkheid voor onszelf en voor de klanten en relaties waar we contacten mee hebben.
De code
Integriteit van handelen is in de eerste plaats een eigen persoonlijke verantwoordelijkheid. Integriteit moet “tussen de oren” zitten; je moet er altijd bewust mee bezig zijn. Niet alles is in regels te vangen; er blijven altijd situaties of omstandigheden waarbij een beroep gedaan wordt op de eigen verantwoordelijkheid. Compaen vindt het van groot belang dat er een open klimaat heerst, waarin ook dit soort zaken met elkaar bespreekbaar zijn.
De volgende hoofdonderwerpen van integriteit worden hier verder uitgewerkt:
- Wij houden relaties zakelijk
- Wij scheiden privé en werk
- Wij gaan respectvol met elkaar om
Wij houden relaties zakelijk
Alle medewerkers en andere vertegenwoordigers handelen in het belang van Compaen. We kiezen er voor om onze relaties zuiver en zakelijk te houden. We gaan zeer terughoudend om met geschenken en uitnodigingen. Hiermee scheppen we ook geen verwachtingen bij relaties. We willen daarbij elke schijn van belangenverstrengeling voorkomen en verwachten eenzelfde houding ook van onze relaties.
- We nemen geen geschenken aan. Een uitzondering kan een klein geschenk met een alledaags karakter zijn als dank voor een geleverde prestatie. (als voorbeeld een bosje bloemen) Grotere geschenken worden teruggestuurd met een brief dat Compaen hier geen prijs op stelt.
- Een geschenk of uitnodiging tijdens een aanbestedingsproces is natuurlijk nooit acceptabel, evenals een geschenk op het privéadres.
- Ontvangen kerstpakketten worden ingeleverd bij Compaen voor algemeen gebruik of loting onder alle medewerkers.
- Bijeenkomsten, congressen, lunches en andere activiteiten kunnen de zakelijke relatie ten goede komen. Veelal ligt het initiatief hiervoor bij voorkeur bij Compaen zelf; uitnodigingen worden altijd eerst met de leidinggevende besproken. De directie wordt hierover geïnformeerd.
- We voorkomen de schijn van belangenverstrengeling door een goede aanbestedingsprocedure.
- Werkzaamheden van relaties voor privé-doeleinden gebeuren met instemming van de leidinggevende en zijn bij de directie bekend. Er is geen sprake van kortingen, tenzij deze bedrijfsbreed voor alle medewerkers van Compaen zijn afgesproken. De betaling hiervan vindt plaats op rekening via de afdeling financiën.
Wij scheiden privé en werk
Compaen heeft een maatschappelijke verantwoordelijkheid als woningcorporatie. Onze kerntaak; het verhuren van betaalbare woningen, moet zo open en eerlijk als mogelijk gebeuren. Daaraan is het belang van medewerker en relatie altijd ondergeschikt.
- We kunnen dan ook geen voorrang regelen voor onszelf, familie of bekenden.
- Compaen eigendommen worden alleen voor Compaen gebruikt en niet voor andere doeleinden, tenzij er vooraf toestemming van de leidinggevende is.
- Vertrouwelijke informatie waarover iemand beschikt wordt alleen gebruikt om zijn of haar functie goed uit te kunnen voeren.
- Vrienden en familie op invloedrijke posities bij relaties dienen bij de directie gemeld te worden. Medewerkers worden in deze gevallen niet in besluitvorming of bij projecten betrokken.
Wij gaan respectvol met elkaar om
We behandelen elkaar en onze klanten en relaties met respect. We komen afspraken na en laten daarmee zien dat we een betrouwbare partner zijn. Wij verwachten dit ook van anderen. We spreken elkaar aan op ongewenst of niet-integer gedrag. Hiermee laten we zien dat bepaald gedrag, agressie, discriminatie en seksisme niet geaccepteerd worden binnen Compaen.
- We behandelen elkaar en onze klanten en relaties respectvol en vriendelijk en komen onze afspraken na.
- Ook in de woning van klanten werken we professioneel. We laten geen rommel achter en zijn beleefd.
- We spreken elkaar aan op ongewenst gedrag. We zorgen gezamenlijk voor een open en eerlijke cultuur. Hierbij kan iedereen twijfels en vragen over integriteit ter sprake brengen. Ook de directie en eventueel de vertrouwenspersoon staan hiervoor altijd open.
In de praktijk
Zoals eerder vermeld was er al een code en golden al normen en waarden voor iedereen die uit naam van Compaen handelt. De nu geformuleerde hoofdlijnen geven nogmaals de richting aan en laten zien waar wij voor staan. Belangrijk voor de praktijk:
- Bij twijfel niet inhalen!
- We maken alles bespreekbaar met collega’s en leidinggevenden.
- Deze code geldt voor iedereen die uit naam van Compaen handelt. Relaties kunnen “opdrachtgever” of “projectleider” lezen in plaats van “leidinggevende of directie”.
- Het niet naleven van de gedragsregels in deze code kan leiden tot maatregelen. De zwaarte van de maatregel is afhankelijk van de ernst van de overtreding.
- Voor situaties waarin deze code niet voorziet, beslist de directie.
Helmond, 13 januari 2011
Klokkenluiderregeling
“Regeling procedure inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand”
Compaen vindt het van belang dat werknemers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden bij Compaen. De regeling is niet bedoeld voor klachten van persoonlijke aard van de werknemer.
Hoofdstuk 1. Definities
Artikel 1.
In deze regeling wordt verstaan onder:
Compaen: woningbouwvereniging Compaen
Werknemer: degene die, al dan niet in dienst, werkzaam is ten behoeve van de werkgever
De leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan werknemer
Raadsman: degene als bedoeld in artikel 4
Centraal Meldpunt: De controller (H. Lomme) fungeert als centraal meldpunt voor (vermoedens van) misstanden voor zowel leidinggevenden die een misstand gemeld krijgen als werknemers die een melding doen. Daarnaast is deze persoon verantwoordelijk voor de uitvoering van onderzoek naar aanleiding van de melding en rapporteert over de gedane meldingen en de daaruit voortvloeiende resultaten.
Een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de organisatie waar werknemer werkzaam is en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, in verband met:
- een (dreigend) strafbaar feit
- een (dreigende) schending van wet- en regelgeving
- een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu
- een (dreiging van) bewust onjuist informeren van ondermeer publieke organen
- een (dreigende) schending van de integriteitcode van Compaen
- een (dreigende) verspilling van maatschappelijk geld
- (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten
Hoofdstuk 2. Interne procedure
Artikel 2. Interne melding
1. De werknemer meldt een vermoeden van een misstand intern bij de leidinggevende of direct aan het centraal meldpunt, tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 5 lid
2. De werknemer of de leidinggevende kan zijn melding rapporteren aan de directie als het centraal meldpunt zelf onderwerp van melding is.
3. De werknemer kan de leidinggevende verzoeken zijn identiteit niet bekend te maken bij het centraal meldpunt. Hij kan dit verzoek te allen tijde herroepen. Indien de identiteit niet bekend gemaakt wordt, wordt de bevestiging zoals bedoeld in artikel 2 lid 6 of het standpunt zoals bedoeld in artikel 3 gestuurd naar de leidinggevende bij wie de werknemer het vermoeden van een misstand gemeld heeft. Deze brengt vervolgens de werknemer op de hoogte.
4. Het centraal meldpunt start direct een onderzoek naar aanleiding van de melding van het vermoeden van een misstand.
5. De directie wordt door het centraal meldpunt op de hoogte gesteld van de melding. Indien de melding de directie of lid van de RvT betreft, stelt het meldpunt de voorzitter van RvT op de hoogte. Indien de melding de voorzitter van de RvT betreft, stelt het meldpunt de overige leden van de RvT op de hoogte.
6. Het centraal meldpunt stuurt binnen één week na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging naar de werknemer die een vermoeden van een misstand gemeld heeft , danwel zijn leidinggevende. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding.
7. De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van een misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk.
Artikel 3. Standpunt
- Binnen een periode van zes weken vanaf het moment van de interne melding wordt werknemer of de leidinggevende door of namens het meldpunt schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding geleid heeft.
- Indien het standpunt niet binnen zes weken gegeven kan worden, wordt werknemer of de leidinggevende door of namens het meldpunt hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.
Artikel 4. Raadsman
1. Werknemer kan een vermoeden van een misstand melden bij een raadsman om hem in vertrouwen om raad te vragen.
2. Als raadsman kan fungeren iedere persoon (zowel binnen als buiten Compaen), die het vertrouwen van de werknemer geniet en op wie een geheimhoudingsplicht rust.
Hoofdstuk 3. Melding aan de voorzitter van de RvT
Artikel 5.
- Werknemer kan het vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de RvT indien:
- hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 3;
- hij geen standpunt ontvangen heeft binnen de vereiste termijn, bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 3;
- de termijn, bedoeld in het tweede lid van artikel 3, gelet op alle omstandigheden onredelijk lang is en werknemer hiertegen bezwaar gemaakt heeft bij het centraal meldpunt;
- het vermoeden van een misstand de bestuurder, een MT lid of een lid van de RvT betreft;
- er sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid.
- Een uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorige lid onder e. doet zich voor indien sprake is van:
- een situatie waarin de werknemer in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van de interne melding;
- een eerdere melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;
- een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal
d. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt
e. een wettelijke plicht of bevoegdheid tot direct extern melden.
Artikel 6.
- Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding, wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de RvT schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding geleid heeft.
- Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de RvT hiervan in kennis gesteld en aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.
Hoofdstuk 4. Rechtsbescherming
Artikel 7.
1. Werknemer die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand gemeld heeft, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden.
2. Een raadsman als bedoeld in artikel 4, die in dienst van de werkgever is, wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig krachtens deze regeling.
Hoofdstuk 5. Slotbepalingen
Artikel 8.
1. De meldingsdossiers die ongegrond zijn verklaard worden aan het eind van het boekjaar vernietigd. Overige meldingsdossiers worden vernietigd na interne afhandeling of nadat (extern) de rechtsgang is doorlopen.
2. De betrokkene waarover een melding is gedaan heeft, voordat een besluit over zijn positie is genomen, het recht tot inzage van het dossier, met uitzondering van de persoonsgegevens, om eventuele onjuistheden te corrigeren en zijn verdediging voor te bereiden.
3. De werknemer die een melding maakt van een vermoeden van een misstand dient te goeder trouw te handelen en dient niet uit persoonlijk gewin te handelen. Indien sprake is van bewust gedane valse meldingen wordt een sanctie opgelegd.
4. De werknemer die melding maakt van een vermoeden van een misstand waar hij zelf aan heeft deelgenomen, is niet gevrijwaard van interne sancties of vervolging. Wel zal bij de oplegging van sancties in overweging genomen worden dat de werknemer zelf melding gemaakt heeft van de misstand waaraan hij (mede) schuldig is.
5. In die gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist de directie.
januari 2011
